Adjoint(e) administratif(ive)

Depuis près de 50 ans, GLCRM architectes se distingue par son expertise en architecture de qualité, conjuguant créativité, durabilité et rigueur. Avec des bureaux à Québec, Lévis et Rimouski, notre firme réunit une cinquantaine de professionnels dévoués à réaliser des projets d’envergure ici et ailleurs. Reconnue par plus de 70 prix d’excellence, GLCRM est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ive) pour contribuer au succès de nos projets ambitieux. Prêt(e) à faire partie de notre aventure? 🤩

Vos responsabilités :

• Accueillir la clientèle et gérer les appels téléphoniques ;

• Traiter et expédier le courrier ainsi que les colis et en assurer le suivi ;

• Ouvrir et gérer les dossiers de chacun des projets ;

• Organiser et mettre à jour les chemises, fiches et listes liées aux projets ;

• Suivre les courriels et imprimer les documents selon les besoins ;

• Rédiger, transcrire et mettre en forme les correspondances et procès-verbaux (mémos, lettres, ordres du jour, etc.) ;

• Assurer le suivi de la facturation mensuelle des comptes à payer ;

• Préparer, mettre à jour et soumettre des offres de service, incluant SEAO ;

• Fournir un support à l’équipe administrative (communication, RH, etc) ;

• Configurer et gérer les équipements bureautiques (photocopieurs, adresses de numérisation, projets, etc.) ;

• Gérer les commandes de fournitures et maintenir l'inventaire à jour ;

• Réserver les salles de conférence ;

• Publier, afficher et gérer les annonces de recrutement.

Ce que nous offrons :

• Salaire à discuter selon l’expérience ;

• Poste en présentiel à 100 % ;

• Horaire de travail du lundi au jeudi de 8h30 à 17h et le vendredi de 8h30 à 12h avec flexibilité ;

• Programme d’assurances collectives ;

• RVER (Régime volontaire d’épargne retraite) ;

• Stationnement inclus ;

• Frais de transport en commun remboursés à 50% ;

• Activités sociales et sportives ;

• Et bien plus !

• Diplôme en secrétariat (DEP ou équivalent) ou expérience pertinente ;

• Expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire ;

• Excellente présentation, autonomie, sens de l’initiative, compétences en communication et aisance relationnelle ;

• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office ;

• Bonnes connaissances en gestion de base de données (Excel) et en infographie – un atout ;

• Maîtrise intermédiaire de l’anglais – un atout ;